Déclaration de confidentialité des données conformément aux articles 13 et 14 du règlement général sur la protection des données (RGPD) de l'UE - pour nos contacts de Partenaires Commerciaux.

Madame, Monsieur

Nous vous informons par la présente déclaration de la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel et de vos droits à cet égard conformément à la législation en vigueur en matière de protection des données.

Les « données à caractère personnel » désignent toutes les informations qui peuvent être directement ou indirectement attribuées à une personne vivante. Par « traitement » de vos données, nous entendons toute utilisation de vos données par nos soins, y compris l'utilisation, le stockage, la suppression ou le transfert de ces données.
La manière dont vos données à caractère personnel sont traitées en détail dépend essentiellement des services fournis/demandés et, bien entendu, de votre fonction spécifique au sein de votre entreprise. En dehors de cela, le traitement de vos données à caractère personnel est effectué en principe conformément au Règlement Général sur la Protection des Données.

1. Responsable du traitement 

ESE GmbH, Friedrich-Bückling-Straße 8, 16816 Neuruppin, Allemagne

2. Coordonnées du délégué à la protection des données

Vous pouvez contacter notre délégué à la protection des données par courrier postal à l'adresse susmentionnée (en indiquant la mention « Délégué à la protection des données » sur la ligne supplémentaire de l'adresse) ou par e-mail : datenschutzmanagement@ese.com

3. Nous traitons les données à caractère personnel suivantes vous concernant aux fins suivantes :

3.1. Données des partenaires commerciaux / données des clients / données des fournisseurs

En tant que partenaire commercial, nous recevons et traitons des données (en particulier le nom, la fonction, les coordonnées professionnelles et des informations sur la relation commerciale) afin de remplir nos obligations contractuelles, comptables et fiscales.
Le traitement des données à caractère personnel peut très bien avoir lieu avant même qu'une collaboration contractuelle ne soit conclue. En réalité, ces « mesures précontractuelles » ont lieu régulièrement (par exemple, utilisation des coordonnées pour soumettre une offre, traitement des données à caractère personnel lors de la création de comptes clients et fournisseurs). La base juridique du traitement des données à caractère personnel aux fins susmentionnées est l'article 6 (1) b), du RGPD.
Il s'agit le plus souvent des données personnelles que vous nous communiquez. En outre, nous pouvons également traiter des données à caractère personnel qui nous ont été transmises de manière appropriée par des tiers. Par exemple, pour évaluer la solvabilité et les risques de non-paiement, dans le cadre de la relation commerciale avec nos clients, nous consultons régulièrement des agences de notation. Dans ce processus, le traitement des données est effectué pour la protection de nos intérêts légitimes, notamment pour réduire le risque de défaut de paiement. La base juridique du traitement des données à caractère personnel à ces fins est l'art. 6 (1) f), du RGPD.
Notre entreprise est soumise à diverses obligations légales, c'est-à-dire à des exigences légales. Dans certaines circonstances, nous pouvons donc traiter vos données à caractère personnel dans le cadre de l'exécution de nos obligations légales. De telles obligations existent, par exemple, en droit fiscal et en droit commercial. Dans ce cas, la loi nous oblige à conserver les données et à les communiquer sur demande. Dans le cadre de contrôles fiscaux, par exemple, l'administration fiscale collecte des données telles que le nom et l'adresse de nos clients et fournisseurs, le numéro de compte et le chiffre d'affaires annuel. La base juridique du traitement des données à caractère personnel aux fins susmentionnées est l'art. 6 (1) c), du RGPD.

3.2. Réunions en ligne

Pour communiquer avec vous, nous pouvons utiliser l'outil de conférence en ligne « Microsoft Teams ». Si vous communiquez avec nous par vidéoconférence ou audioconférence via Internet, vos données personnelles seront collectées et traitées par nous et par le fournisseur de l'outil de conférence choisi. 
L'outil de conférence collecte les données que vous fournissez/saisissez afin de l'utiliser (adresse e-mail et/ou numéro de téléphone). En outre, l'outil de conférence traite la durée de la conférence, le début et la fin (heure) de la participation à la conférence, le nombre de participants et d'autres « informations contextuelles » liées au processus de communication (métadonnées).
De plus, le fournisseur de l'outil traite toutes les données techniques nécessaires au traitement de la communication en ligne. Il s'agit notamment des adresses IP, des adresses MAC, des identifiants des appareils, du type d'appareil, du type et de la version du système d'exploitation, de la version du client, du type de caméra, du microphone ou du haut-parleur et du type de connexion. Si des contenus sont échangés, téléchargés ou mis à disposition d'une autre manière dans l'outil, ceux-ci sont également stockés sur les serveurs du fournisseur de l'outil. Ces contenus comprennent, sans s'y limiter, les enregistrements dans le Cloud, les messages instantanés/de chat, les photos et vidéos téléchargées, les fichiers et autres informations partagées lors de l'utilisation du service. Veuillez noter que nous n'avons pas d'influence totale sur les procédures de traitement des données de l'outil utilisé. Nos options sont largement déterminées par la politique d'entreprise du fournisseur. Pour plus de détails sur le traitement des données, veuillez vous référer à la politique de confidentialité de Microsoft Teams : privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement.
L'utilisation de l'outil de conférence en ligne sert à simplifier et à accélérer la communication avec nous ou notre entreprise. Art. 6 (1) f) RGPD. Dans la mesure où votre consentement a été demandé, l'outil en question est utilisé sur la base de ce consentement, conformément à l'article 6, paragraphe 1, point a) du RGPD ; le consentement peut être retiré à tout moment, avec effet pour l'avenir.

3.3. Organisation de concours et d'enquêtes

En tant que partenaire commercial, nous organisons des concours et des enquêtes. À cette fin, nous pouvons traiter vos données à caractère personnel si vous nous avez donné votre consentement à cet effet. La base juridique du traitement des données à caractère personnel aux fins susmentionnées est l'art. 6 (1) a) du RGPD.

3.4. Utilisation des cartes de visite

Dans le cadre de relations commerciales générales, de salons professionnels ou d'événements similaires, des cartes de visite sont régulièrement échangées. Nous traitons les données à caractère personnel figurant sur les cartes de visite dans le but de prendre éventuellement contact avec vous ultérieurement ou de mettre à jour les données dans notre carnet d'adresses Outlook et dans notre base de données SAP.
Vous n'êtes soumis à aucune obligation contractuelle ou légale de fournir vos données à caractère personnel, c'est-à-dire que vous n'êtes pas tenu de nous communiquer vos données à caractère personnel. Si vous décidez de ne pas nous fournir vos données personnelles, les conséquences seront les suivantes : la non-réception implique la non-utilisation de votre carte de visite. La base juridique du traitement des données à caractère personnel aux fins susmentionnées est l'art. 6 (1) c) du RGPD.

3.5. Envoi de newsletters

En tant que partenaire commercial, vous recevrez de temps à autre des e-mails ou des lettres de notre part afin de vous tenir informé. Il peut s'agir de l'annonce d'événements organisés par notre entreprise, d'un salon professionnel ou encore d'un nouveau produit. Dans ce cadre, nous traitons vos données à caractère personnel (en particulier votre nom et votre fonction ainsi que vos coordonnées) au-delà de l'exécution de nos obligations contractuelles afin de préserver nos intérêts légitimes conformément à l'art. 6 (1) f) du RGPD. Notre intérêt consiste alors à renforcer notre relation commerciale.

3.6. Inscription dans le livre d'or

Lors de la visite de notre site, les visiteurs sont invités à saisir leurs coordonnées ou à les faire saisir dans notre livre d'or. Ce faisant, nous traitons vos données personnelles (en particulier votre nom, votre société, vos heures d'arrivée et de départ) dans l'intérêt de la sécurité sur nos sites. La base juridique du traitement des données personnelles aux fins susmentionnées est l'article 6 (1) f) du RGPD.
La fourniture de vos données personnelles n'est pas une obligation légale, mais elle est indispensable pour assurer la sécurité et la protection de nos sites locaux.  Vous n'êtes soumis à aucune obligation contractuelle ou légale de fournir vos données personnelles. Si vous décidez de ne pas nous communiquer vos données personnelles, vous ne serez pas admis sur nos sites.

3.7.  Enregistrement et publication de photos

Lors d'événements internes et externes, nous pouvons prendre des photos ou enregistrer des vidéos (collectivement dénommées « photos ») à des fins de documentation. Nous partons du principe que les participants prévoient l'enregistrement de photos, car nous publions régulièrement des informations sur ce mode de traitement des données (par exemple dans le cadre de l'invitation). Nous traitons ces données et nous nous appuyons sur nos intérêts légitimes conformément à l'art. 6 (1) f) du RGPD. Notre intérêt consiste alors à documenter l'événement. En cas de publication de photos sélectionnées contenant vos données à caractère personnel (par exemple, sur notre site web, dans les médias sociaux ou dans la presse écrite), le traitement est destiné à des fins de communication interne ou externe. Vos données ne seront utilisées de cette manière que si vous avez donné votre consentement. La base juridique du traitement des données à caractère personnel aux fins susmentionnées est l'art. 6 (1) a) du RGPD. Vous n'êtes soumis à aucune obligation contractuelle ou légale de fournir vos données à caractère personnel. Si vous décidez de ne pas nous communiquer vos données personnelles, aucune photo de vous ne sera prise ni publiée.

4. Transfert de vos données personnelles

4.1. Données des partenaires commerciaux / données des clients / données des fournisseurs

Au sein de l'entreprise, l'accès à vos données est limité aux postes qui doivent les traiter dans le cadre de l'exécution de nos obligations contractuelles et légales.
Afin de remplir nos obligations contractuelles et légales, nous faisons appel dans une certaine mesure à des prestataires de services externes auxquels nous pouvons également transférer vos données à caractère personnel à ces fins. Par exemple, pour le transport de nos produits vers nos clients, nous transférons régulièrement des données telles que le nom et l'adresse du destinataire à divers prestataires de services de livraison.
Dans le cadre de l'exécution d'obligations légales ou sur la base d'une mise en balance des intérêts pour la protection de nos intérêts légitimes ou de ceux d'un tiers, nous pouvons, dans certaines circonstances, transférer vos données personnelles aux destinataires suivants : autorités publiques et réglementaires, autorités judiciaires et répressives, conseillers fiscaux, avocats, notaires et auditeurs.
Le transfert de vos données personnelles est traité conformément aux dispositions du règlement général sur la protection des données.
En principe, nous ne transmettons aucune donnée personnelle à un pays tiers. Les pays tiers sont des pays qui ne sont ni membres de l'UE ni de l'EEE (Espace économique européen).

4.2.  Transfert à des prestataires de services informatiques externes

Afin de remplir nos obligations contractuelles et légales et, en particulier, de protéger notre infrastructure informatique, les données à caractère personnel sont en partie traitées par des prestataires de services informatiques externes. Ces prestataires agissent uniquement sur nos instructions et sont contractuellement tenus de respecter les exigences applicables en matière de protection des données. 
Ces prestataires peuvent être situés dans des pays hors de l'Espace économique européen (« pays tiers ») où la législation applicable ne garantit pas le même niveau de protection des données que dans l'Espace économique européen.
Toutefois, nous ne transférons vos données personnelles que vers des pays pour lesquels la Commission européenne a décidé qu'il existe un niveau de protection des données adéquat au sens de l'article 45 (1) du RGPD ou nous prenons des mesures pour garantir que les destinataires garantissent un niveau de protection des données adéquat. À cette fin, nous utilisons les clauses contractuelles types de l’UE approuvées par la Commission européenne.
Vous pouvez nous demander une copie des garanties et mesures appropriées et adéquates.
Veuillez utiliser les informations de la section 2 à cette fin.

4.3.  Organisation de concours et d'enquêtes

Au sein de l'entreprise, l'accès à vos données est limité aux postes où elles doivent être traitées pour mener à bien des concours et des enquêtes.
Pour mener nos enquêtes pseudonymisées, nous travaillons avec des prestataires de services externes basés en Allemagne, qui mettent le questionnaire à disposition sous forme d'outil en ligne.
Toutefois, les invitations à participer aux enquêtes ne sont expressément pas envoyées par ces prestataires de services externes. Ainsi, ces prestataires de services externes ne reçoivent aucune donnée à caractère personnel vous concernant de notre part. Pour cette raison, le traitement des données de l'enquête est assuré dans le respect des dispositions relatives à la protection des données. Les invitations aux participants à l'enquête sont envoyées soit directement par nos soins, soit par un autre prestataire de services indépendant.
Nous ne transmettons aucune donnée à caractère personnel à un pays tiers.

4.4.  Utilisation des cartes de visite

Nous pouvons être amenés à transmettre vos données personnelles à des personnes de contact responsables au sein de notre entreprise. Nous ne transmettons aucune donnée personnelle à un pays tiers.

4.5. Envoi des newsletters

Au sein de l'entreprise, l'accès à vos données est limité aux postes qui doivent traiter vos données personnelles afin d'envoyer des newsletters. 
Les newsletters sont envoyées soit directement par nos soins, soit par un autre prestataire de services indépendant, qui reçoit à cette fin les données personnelles nécessaires (vos coordonnées) de notre part. Nous ne transmettons aucune donnée personnelle à un pays tiers.

4.6.  Inscription dans le livre d’or

En règle générale, nous ne transmettons pas vos données personnelles, sauf si cela est nécessaire pour protéger nos intérêts légitimes (par exemple, détection, prévention ou enquête sur des infractions ou des activités criminelles).

4.7.  Enregistrement et publication de photos

Le transfert de vos données personnelles n'aura lieu que d'une manière convenue et avec votre consentement.

5. Durée de conservation des données

Nous supprimons vos données personnelles dès qu'elles ne sont plus nécessaires aux fins susmentionnées. Dans ce contexte, il peut arriver que des données à caractère personnel soient conservées pendant la durée pendant laquelle des réclamations peuvent être formulées à l'encontre de notre entreprise (délai de prescription légal de trois à trente ans). En outre, nous conservons vos données à caractère personnel dans la mesure où nous y sommes tenus par la loi. Les obligations de documentation et de conservation correspondantes découlent, entre autres, du Code de commerce et du Code fiscal. Les délais de conservation prévus par ces lois peuvent aller jusqu'à dix ans.

6. Vos droits

Conformément à l'article 15 du RGPD, vous avez le droit de demander des informations concernant le traitement de vos données à caractère personnel.
Si les données à caractère personnel que nous traitons sont incorrectes ou incomplètes, vous pouvez demander leur rectification conformément à l'article 16 du RGPD.
Conformément aux dispositions des articles 17 et 18 du RGPD, vous pouvez demander la suppression et la limitation du traitement de vos données à caractère personnel.
Dans les cas où le traitement de vos données à caractère personnel est fondé sur votre consentement, vous disposez des droits prévus à l'article 20 du RGPD. Vous pouvez exiger que nous vous fournissions ou à un tiers les informations que vous nous avez transmises dans un format structuré, courant et électronique, si cela est techniquement possible.
Lorsque nous traitons vos données pour un intérêt légitime, vous pouvez vous opposer à tout moment au traitement des données (art. 21 du RGPD).
Si vous souhaitez en savoir plus sur vos droits ou si vous souhaitez les exercer, vous pouvez bien sûr contacter notre délégué à la protection des données. (datenschutzmanagement@ese.com)
Si vous estimez que nous enfreignons les lois allemandes ou européennes en matière de protection des données lors du traitement de vos données, nous vous prions de nous contacter pour obtenir plus d'informations. Conformément aux dispositions de l'article 77 du RGPD, vous avez le droit de contacter une autorité de régulation. Les coordonnées de l'autorité de régulation compétente sont les suivantes :
Landesbeauftragte für den Datenschutz Brandenburg, Stahnsdorfer Damm 77, 14532 Kleinmachnow, Allemagne, Téléphone : 03 32 03/356-0, Fax : 033203/356-49, E-mail : Poststelle@LDA.Brandenburg.de